#COACHING: You are facing a defensive colleague. How do you effectively provide feedback and suggestions?

When giving feedback to a defensive colleague, it’s crucial to approach the conversation thoughtfully to minimize defensiveness and foster openness. Here are some steps you can follow:

1. Build Rapport First: Begin by reinforcing a positive aspect of their work. This shows you respect their efforts and are not just focused on criticism.

2. Use “I” Statements: Frame feedback from your perspective. For example, “I noticed that…” or “I feel that…” rather than saying “You did this.” This minimizes the chance they’ll feel personally attacked.

3. Focus on the Issue, Not the Person: Keep the conversation specific to behaviors or outcomes rather than character traits. For instance, say, “I think we can improve our communication in meetings,” instead of “You’re not communicating well.”

4. Ask for Their Perspective: Involve them in the discussion by asking for their thoughts. For example, “What do you think could help us work even better together?” This makes it a two-way conversation rather than a lecture.

5. Frame Feedback as a Shared Goal: Emphasize that your feedback aims to help both of you or the team as a whole. For instance, “I think if we adjust our process a bit, we could achieve even better results together.”

6. Be Specific and Solution-Oriented: Give concrete examples and suggest actionable solutions. Vague feedback can leave them feeling lost or unsure of how to improve.

7. Show Empathy and Patience: Recognize that defensiveness can stem from feeling undervalued or insecure. Approach the conversation with empathy, and if they react defensively, stay calm, listen, and try to reassure them.

8. Follow Up Supportively: After delivering the feedback, offer continued support and express confidence in their ability to improve.

-------------------

#Coaching: Anda menghadapi rekan kerja yang defensif. Bagaimana cara Anda memberikan masukan dan saran secara efektif?

Saat memberikan umpan balik kepada rekan kerja yang bersikap defensif, penting untuk melakukan pendekatan percakapan dengan bijaksana untuk meminimalkan sikap defensif dan menumbuhkan keterbukaan. Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ikuti:

1. Bangun Hubungan Terlebih Dahulu: Mulailah dengan memperkuat aspek positif dari pekerjaan mereka. Hal ini menunjukkan bahwa Anda menghargai upaya mereka dan tidak hanya fokus pada kritik.

2. Gunakan Pernyataan “Saya”: Susun umpan balik dari sudut pandang Anda. Misalnya, “Saya memperhatikan bahwa…” atau “Saya merasakan bahwa…” daripada mengatakan “Kamu melakukan ini.” Hal ini meminimalkan kemungkinan mereka merasa diserang secara pribadi.

3. Fokus pada Masalah, Bukan pada Orangnya: Pertahankan percakapan yang spesifik pada perilaku atau hasil, bukan pada karakter. Misalnya, katakan, “Saya pikir kita bisa meningkatkan komunikasi kita dalam rapat,” daripada berkata, “Kamu tidak berkomunikasi dengan baik.”

4. Minta Perspektif Mereka: Libatkan mereka dalam diskusi dengan menanyakan pemikiran mereka. Misalnya, “Menurut Anda, apa yang dapat membantu kita bekerja sama dengan lebih baik lagi?” Hal ini menjadikannya percakapan dua arah dan bukan ceramah.

5. Susun Masukan sebagai Tujuan Bersama: Tekankan bahwa masukan Anda bertujuan untuk membantu Anda atau tim secara keseluruhan. Misalnya, “Saya pikir jika kita menyesuaikan proses kita sedikit, kita bisa mencapai hasil yang lebih baik bersama-sama.”

6. Bersikaplah Spesifik dan Berorientasi pada Solusi: Berikan contoh nyata dan sarankan solusi yang dapat ditindaklanjuti. Umpan balik yang tidak jelas dapat membuat mereka merasa tersesat atau tidak yakin bagaimana cara meningkatkannya.

7. Tunjukkan Empati dan Kesabaran: Sadarilah bahwa sikap defensif dapat berasal dari perasaan diremehkan atau tidak aman. Dekati percakapan dengan empati, dan jika mereka bereaksi secara defensif, tetaplah tenang, dengarkan, dan cobalah meyakinkan mereka.

8. Tindak Lanjut Untuk Memberi Dukungan: Setelah menyampaikan umpan balik, terus berikan dukungan dan nyatakan keyakinan akan kemampuan mereka untuk berkembang.